Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych opiera moment ujęcia wynagrodzeń i składek ZUS w kosztach podatkowych na zasadzie memoriału. Wypłacane wynagrodzenia i inne należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 updof oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, pracodawcy powinni rozliczać w kosztach podatkowych w miesiącu, za który są należne. Wynika to z art. 15 ust. 4g updop, z tym że warunkiem ich zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów jest jednak ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Przepisy prawa pracy w art. 85 § 1 Kodeksu pracy określają, że wynagrodzenie za pracę ma być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, oraz w zgodzie z art.86 § 1 Kodeksu Pracy określającym, iż ma być to stały i uzgodniony z góry termin, który winien być określony w regulaminie pracy lub innych przepisach prawa pracy. Należy zauważyć, iż jeżeli tak ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym, co wynika z art. 85 § 3 Kodeksu Pracy.

Moment ujęcia składek ZUS obciążających koszty pracodawcy w kosztach podatkowych

Zgodnie z art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych rozliczanie kosztów w zgodzie z zasadą memoriałową, ma również zastosowanie do składek na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez płatnika składek), składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W ustawie przyjęto bowiem zasadę, że składki ZUS stanowiące narzut pracodawcy, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.